能力不足の問題社員への対応・退職に向けてのポイント６点（未経験者編）

• 「未経験者歓迎」の求人で採用された４０代の社員が事務ミスを繰り返し引き起こし、同僚従業員が何度も指導をしても物覚えが悪く、使い物にならないと感じている経営者の方
• この記事では、「未経験者」「新卒者」として採用した従業員が、基本的な事務作業ができないなど能力不足の問題社員となるケースの対応策をお伝えします。

「未経験者」などとは言え、同じようなミスを繰り返されては、仕事が進みませんし、同僚従業員のモチベーションにも悪影響が生じます。

もっとも、裁判所は、能力不足の問題社員について、容易に解雇を認めず、その結果、会社が賃金２年分以上を支払う必要が生じるケースは少なくありません。

新卒採用者や未経験者の場合、能力不足の内容・程度、注意指導など使用者による改善機会の付与（解雇回避措置）が問題となります。

そこで、まずは、能力不足の内容・程度を特定するための方法を紹介し、次に、改善機会の付与について説明します。

会社として従業員にどの水準の業務を求めているのか、文書を使いながら意思疎通を図ることが重要です。

特に、次のような従業員には、業務の水準を明確にすることで、認識のずれを直す必要があります。

• 「自分はできている」と認識し能力不足の自覚がない従業員
• 「未経験だから仕方ないよね」と言い訳をする従業員

この文書には次の内容を記載します

• 現在の所属部署の業務内容
• 求めている具体的な成果（例：誤字脱字のない報告書の作成、正確な計算書の作成等）
• 当面の業務の目標

「他の従業員よりも劣っている」「やる気がない」等の抽象的な理由では、能力不足を理由に問題社員を解雇することはできません。

能力不足に対応するためには、具体的な問題行動を示す必要があります

ミスなどの問題行動があった場合には、都度口頭で指導をすることが多いです。

もっとも、能力不足の問題社員は、口頭で指導をしても同じミスや指示違反を繰り返し発生させます。

このような従業員への指導は、文書で行います。文書による指導を行うためのポイントは次の３点です。

• 顛末書を活用する
• 日報を活用する
• 重大な問題行動については厳重注意書を活用する

文書による指導と言っても会社が常に文書を作っていてはきりがありません。

このため、ミスがあった場合（特に同じミスを繰り返している場合）や、客先に迷惑がかかるミスがあった場合には、従業員に顛末書を記載させることが考えられます。

一日の振り返りを行うための日報を作成させるケースもあります。

この中では従業員側に次のような点を記載させます。

その上で、会社は、その日報に日々コメントを付します。コメントの例は次のとおりです。

これらにより、問題社員自身に書面の大半を作成させることで、会社側の負担を減らすとともに本人の自覚を促すことができます。また、問題行動の記録作成ができます。

次のようなケースでは厳重注意書で指導を行うことになります。

• 顛末書などを繰り返しても問題行動が改められない場合
• 客先でトラブルを起こすなど能力不足による重大な問題行動があった場合

厳重注意書を作成する場合には、具体的な問題行動の内容や、これまでの指導の経過などを具体的に指摘することになります。

能力不足の問題社員について、これまでに記載されたような証拠を重ねた上で、解雇する前に退職に向けての話し合いの機会を設けることが

裁判所は、ミスが多発する従業員の解雇も無効とすることがあるため、話し合いで決着を図るほうがトラブルとなるリスクを避けられるためです。

その際のポイントは次の３点です。

• 問題行動や指導の経過を指摘する
• 「当社に合わなかっただけである」との点を強調する
• 退職合意に乗りやすくする条件を提案する

具体的に会社がなぜ能力不足と判断したのか、これまでの経過を説明します

あくまでミスマッチであることを強調し、他の会社であれば活躍できるかもしれないと伝え、転職に前向きになってもらうように働きかけます。

紛争を避けるという目的のために一定の金銭を支払うことを提案するケースもあります。具体的には次のような条件が考えられます。

能力不足の問題社員を抱えた場合、解雇する前に弁護士に相談することで次のようなメリットがあります。

• 業務指示書の作成などを通じて能力不足の裏付けを作れる
• 退職勧奨の面談の進め方などを提案できる
• 解雇の法的見通しを立てた対応ができる

能力不足の問題社員の対応にあたって最も重要となる指導は、効率的に行わなければ時間ばかりかかって途中で投げ出したくなります。

また、方法を間違えてパワハラとなってしまえば、指導が止まってしまい解雇まで遠退くことになります。

労働問題に強い弁護士に相談することで、法的トラブルになりにくい業務指示書の作成を行い、効率的な指導を実現することができます。

退職勧奨による円満解決を目指すために、台本や話し方の注意点を具体的に助言いたします。また、トラブルにならない退職合意書も作ります。

単に「辞めてしまえ」等というだけでは、退職の合意にもつながりませんし、パワハラ等のトラブルの原因になります。

労働問題に強い弁護士が入ることで効率的な退職勧奨も可能です。

本当に解雇せざるを得なくなった時には、解雇の勝ち目を見極めて、対応方法をご案内します。解雇の場合には解雇事由の作成など、手続面でトラブルとなるリスクを抑えます。

また、万が一相手方に弁護士がついたとしても、交渉段階から具体的な主張を重ねて、訴訟にならない方法での解決を模索するなど、ダメージを最小にするための提案をいたします。

能力不足の問題社員の解雇は初動対応が重要です。

ご不明点等ございましたらお気軽にご相談ください。一緒に解決策を考えご提案させていただきます。

弁護士名：稲田拓真　（岡山弁護士会）